El origen de los círculos de calidad se encuentra en Japón y en el movimiento de la Calidad Total que se desarrolló en ese país.

Esta perspectiva pone el énfasis en la participación total; en la cooperación de todas las áreas, unidades y colaboradores.

Un círculo de calidad es: “Un grupo pequeño que desarrolla actividades de control de calidad dentro de un mismo taller. Este pequeño grupo lleva a cabo continuamente, como parte de las actividades de control en toda la empresa, autodesarrollo y desarrollo mutuo, control y mejora dentro del taller utilizando técnicas de control de calidad con participación de todos los miembros, (Ishikawa, 1980).

Objetivo de los Círculos de Calidad CFT PUCV:

Consiste en un trabajo colaborativo y participativo, iniciado desde el año 2019, por parte de todos los integrantes de CFT PUCV de todas las sedes, conformados en 22 círculos de calidad, para analizar temas vinculados con la institución, con el objetivo de generar retroalimentación, aprendizaje y aportar propuestas de mejora que contribuyan al desarrollo de la organización.

Este periodo 2020 se ha continuado con el trabajo de los círculos de calidad por vía telemática con la finalidad de preservar la continuidad de esta actividad institucional.

Metodología de Trabajo:

Cada círculo esta compuesto de 8 a 10 personas, en donde se nombra un director y un secretario de actas. Respecto a su funcionamiento es cada dos semanas, con un tiempo de duración máximo de 1 hora, siendo definida por los mismos integrantes del círculo de común acuerdo.

Planificación Círculos de Calidad:

Para la planificación de las actividades del Círculo de Calidad, una semana antes el Encargado Control Gestión prepara y remite un material de lectura a los Representantes SGC por sede, luego ellos a su vez distribuyen los documentos respectivos por sede.

Posteriormente ya iniciado el círculo, el director procede a plantear el tema, y el secretario toma acta de la reunión.
En esta instancia el tema se discute, se analiza, se resuelve y se envían propuestas de mejora.
El acta de máximo 2 páginas, se envía al Representante del SGC de la sede correspondiente.
Luego ellos envían el informe consolidado por sede a Encargado Control de Gestión, para preparar el reporte y ser comunicado a toda la institución.

Planificación de Temas:

En el periodo 2019 la planificación de Círculos de Calidad ha sido de 2 temas por mes por reuniones presenciales. En el periodo 2020 en general, y dada la contingencia, se han efectuado el análisis de los temas cada 4 semanas aproximadamente, siendo estos desarrollados de manera virtual por video conferencia, contando con amplia participación de los colaboradores.

Temas tratados en el periodo 2019:

  1. Como solucionar conflictos entre docentes, alumnos y coordinadores.
  2. Proceso de acreditación de carreras TNS CFT PUCV.
  3. Como mejorar el servicio a los estudiantes.
  4. Proceso de admisión y matrícula.
  5. Comunicación interna en el CFT PUCV.
  6. Sistema de selección único.

Temas tratados en el periodo 2020:

  1. Acreditación Institucional.
  2. Acreditación de carreras TNS 2020.
  3. Mejoramiento de servicios al estudiante periodo 2020.

Planes de Mejora:

Respecto a los resultados de los Círculos de Calidad, se han consolidado los aportes de los colaboradores, recopilados en cada una de las reuniones, y generándose planes de mejora en específico, los cuales han sido posteriormente revisados y aprobados por el Rector, para luego ser implementados en el CFT PUCV a nivel institucional.

Entre las acciones realizadas se pueden mencionar, por ejemplo:

  • Creación y fortalecimiento del DAE y apoyos estudiantiles.
  • Reforzar el apoyo de orientación psicológica a los alumnos y colaboradores.
  • Mejoramiento de los métodos de evaluación de los postulantes en los procesos de selección de alumnos con el objetivo de minimizar la deserción.
  • Fortalecimiento de información incorporada en sitio web institucional, fundamentalmente con el proceso de admisión.
  • Implementación de semana de inducción de los alumnos nuevos.
  • Incorporación de programas de nivelación para los alumnos con el objetivo de disminuir las brechas en el aprendizaje.
  • Creación de una política de comunicación institucional.
  • Creación y difusión de calendario de actividades institucionales.
  • Realización de actividades y talleres para colaboradores con la finalidad de reforzar las buenas relaciones interpersonales.
  • Fortalecimiento de canales institucionales de información oficial.
  • Implementación de paneles informativos con información institucional.
  • Fortalecimiento de la Unidad de Comunicaciones.
  • Fomentar la capacitación interna de los colaboradores.
  • Fortalecimiento de la comunicación institucional a través de reuniones periódicas generales.
  • Mantención permanente de registros actualizados de alumnos por parte de registro curricular.
  • Revisión y actualización permanente del Reglamento del Estudiante.
  • Reforzar la participación de Jefes, Coordinadores y asistentes académicos en el proceso de admisión y matrícula,
  • Incorporación de tecnologías de la información en los procesos de enseñanza de los alumnos.
  • Fortalecer control en horarios de inicio y termino de clases de docentes.
  • Implementación de talleres de especialidad para los alumnos.
  • Mejoramiento de áreas de esparcimiento y estudio para los estudiantes.
  • Generación de vínculos y convenios con empresas para favorecer a los alumnos con prácticas, pasantías y programas de fortalecimiento para el aprendizaje.
  • Realización de seguimientos a carreras TNS acreditadas de acuerdo al plan de mejoras.